De kunst van verbinding: 6 stappen naar betere communicatie op de werkvloer

Ik werkte ooit in een bedrijf met een heel strenge baas. Alles wat ik deed werd met een vergrootglas gevolgd. Elke stap die ik zette, moest ik verantwoorden en bij de minste fout kreeg ik bakken kritiek over mij. Het zal je niet verbazen dat ik hierdoor enorm veel stress ervoer en net nog meer fouten ging maken. Ik voelde me als een bang muisje opgesloten in een kooi. In zo'n situatie vertonen we vaak 3 instinctieve reacties: we kunnen vol in de aanval gaan, we kunnen wegvluchten uit de situatie of we bevriezen en volgen braafjes de bevelen op die ons worden opgedragen. Geen van deze reacties hadden me echter gelukkiger gemaakt. Vol in de aanval gaan zou de relatie met mijn werkgever alleen maar verzieken, wegvluchten wilde ik ook niet omdat ik dolgraag in dit bedrijf wilde werken en van mijn baas wilde leren, maar braafjes diens bevelen en kritiek slikken zou mijn eigenwaarde en drang naar groei en autonomie ook niet ten goede komen.

Gelukkig had ik inmiddels een opleiding 'verbindende communicatie' gevolgd voor betere communicatie op de werkvloer. Ik bereidde mijn gesprek goed voor, zocht een goede plaats en gelegenheid om mijn gevoelens en behoeften te uiten en deed een voorstel over hoe ik in de toekomst wens samen te werken. Het was mijn eerste moeilijke gesprek waarbij ik de tools van verbindende communicatie inzette, maar wat er toen gebeurde was werkelijk goud waard. Binnen een mum van tijd veranderde onze vijandige relatie naar wat je net geen vriendschap kunt noemen en ik kreeg de vrijheid en het vertrouwen om mijn werk te doen op een manier die voor mij het beste werkt. Hierdoor ging ik beter presteren en in plaats van kritiek te krijgen, werd er nu naar mijn advies gevraagd.

Omdat ik zo hard geloof in de kracht van verbindende communicatie, ben ik van mening dat dit wijdverspreid dient te worden binnen onze opvoeding, het onderwijs, bedrijven en de relaties die we onderhouden. Met deze blog wil ik hieraan mijn steentje bijdragen en deel ik zes aandachtspunten voor iedereen die graag beter wil worden in verbindend communiceren.

1. OORSPRONG

Het is belangrijk dat je je richt tot de persoon die de oorsprong is van jouw probleem en dat deze in staat is om dit op te lossen. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar dat is vaak niet wat we in de praktijk doen. In plaats van de persoon er rechtstreeks over aan te spreken, klagen we er vaak over tegen collega's, familie of vrienden. Hiermee lossen we het probleem niet op. Bovendien als de persoon in kwestie erachter komt dat je achter diens rug slecht praat, dan zal dit de relatie alleen maar verslechteren en zal je jezelf verwijten dat je niet de moed hebt gehad om dit rechtstreeks tot hun te richten. Dit is vaak hetgeen waar we het minste zin in hebben, maar wel noodzakelijk als we resultaten willen boeken.

2. PLAATS EN TIJD

Het is geen goed idee om de persoon in het openbaar te benaderen, want dan bestaat de kans dat die zich beledigd voelt en volop in de aanval schiet. Kies een plek waar jullie rustig en ongestoord kunnen praten. Het is ook geen goed idee om het gesprek aan te gaan wanneer je zelf nog heel veel boosheid of spanning ervaart. Wacht dan beter enkele uren of een dag vooraleer je de persoon benadert.

3. VRIENDELIJKE BENADERING

Je zal zelf al gemerkt hebben dat wanneer een persoon jou agressief benadert, dat je daar dan zelf agressief op reageert door aan te vallen, jezelf te verdedigen of afstand te nemen, ook al besef je dat de boodschap die de ander probeert over te brengen een bron van waarheid bevat. Om verbinding met de ander te maken zal je dus zelf je emoties moeten beheersen om te voorkomen dat jullie in een oorlogsstrijd belanden. Kalmeer jezelf en tracht de persoon op zijn gemak te stellen zodat deze zich openstelt voor een gesprek. Spreek de ander aan bij diens naam en praat uit jezelf door je zin te beginnen met 'ik'.

4. OBJECTIEF GEDRAG

Beschrijf zo objectief mogelijk wat je hebt gezien of gehoord, alsof je door de lens van een camera kijkt. Je begint je zin met: 'Toen je dat deed', of 'toen ik dat hoorde of zag', niets anders. Zeg dus niet: 'Toen jij je onbeschoft gedroeg', maar 'toen jij mij onderbrak tijdens de vergadering'. Probeer de objectieve waarneming en interpretatie glashelder van elkaar te onderscheiden. Dit voorkomt discussie.

5. EMOTIE

De objectieve waarneming moet onmiddellijk gevolgd worden door de emoties die je daarbij hebt gevoeld: 'Toen je dat deed, voelde ik me...' Belangrijk hierbij is dat je je niet laat misleiden door quasi gevoelens (in de steek gelaten, niet gewaardeerd, niet geaccepteerd..) die gericht zijn op de ander, maar dat je probeert te achterhalen wat je werkelijk voelt (triest, bang, gekwetst,..) Het is dus veel sterker en doeltreffender om over jezelf te spreken. Hoe jij je voelt, daarover bestaat immers geen discussie.

6. BEHOEFTEN

Ten slotte kun je duidelijk maken wat je behoeften (autonomie, samenwerken, waardering,..) zijn zodat je gesprekspartner weet waar jij werkelijk nood aan hebt.

Nu je dit hebt gelezen, zal dit waarschijnlijk heel kunstmatig en onrealistisch aanvoelen. Dat was het voor mij in het begin ook. Ik pas het dan ook niet altijd klakkeloos toe, maar ik probeer de stappen wel altijd in mijn achterhoofd te houden als ik een moeilijke boodschap probeer over te brengen. Op mijn huidige job zijn we er inmiddels ook in getraind om op deze constructieve manier feedback aan elkaar te geven en dat komt de werksfeer enorm ten goede. Of zoals Dr. David Servan-Schreiber het mooi verwoord in zijn boek 'Uw brein als medicijn': 'Het probleem is niettemin simpel: er zijn maar drie manieren om in een conflictsituatie te reageren: passiviteit (of passieve agressiviteit), de meest voorkomende en minst bevredigende reactie, agressiviteit, niet echt doeltreffender en veel gevaarlijker, of assertiviteit, dat wil zeggen: geweldloze emotionele communicatie.'